Viejo conocido de los ingenieros, el diagrama de Gantt se remonta a principios del siglo XX, aunque ahora se usa más que nunca. Y tú deberías conocerlo si estás comenzando un doctorado o empiezas con el calendario para llevar a cabo tu TFG o tu TFM.

Si te estás preguntando qué es un diagrama de Gantt y por qué no se queda obsoleto, acompáñanos.

¿Qué es el diagrama de Gantt y para qué sirve?

Un diagrama de Gantt es un cronograma, es decir, una forma de ir organizando el tiempo, en concreto en tiempo necesario para llevar a cabo un proyecto. Este proyecto puede ser una obra de construcción, la ampliación de una planta industrial o, por qué no, la redacción de tu tesis doctoral.

El diagrama de Gantt se elabora asignando periodos de tiempo a cada tarea necesaria en un proyecto y colocando estas tareas en forma de rectángulos horizontales en el punto exacto de inicio dentro de una línea temporal X, equivalente al eje de abscisas en coordenadas cartesianas.

En todo proyecto hay tareas que se puede comenzar con un margen de maniobra y otras que están supeditadas a que haya finalizado la tarea anterior. Por ejemplo, si se va a instalar una nueva línea de producción en una planta industrial, mientras no se reciban los reactores, hornos, agitadores, etcétera, no se pueden soldar las tuberías para poder operar.

El diagrama de Gantt permite indicar cómo se relacionan unas tareas con otras, de manera que estimas el avance de un proyecto con solo mirar unos segundos.

Por supuesto, cuando surge un inconveniente y una tarea se retrasa, toca hacer una redistribución de los tiempos asignados a las tareas restantes, a veces realizando horas extra. Desde que se pueden hacer y modificar diagramas de Gantt con software, su uso se ha popularizado por la sencillez del procedimiento y la velocidad con la que puedes reorganizarlo todo. No es como cuando estos diagramas se hacían, a veces, pintados sobre un plano.

¿Cómo aplicar el diagrama de Gantt en tu tesis doctoral?

Una vez conoces el diagrama de Gantt, qué es y para qué sirve, toca ver cómo aplicarlo a la redacción de una tesis doctoral si nunca antes habías trabajado con esta herramienta.

Insistimos en que lo más cómodo es utilizar software, aunque podrías hacer el diagrama en una pizarra o una agenda, siempre que tengas la posibilidad de borrar. Recuerda señalar qué tareas están condicionadas por la finalización de otras previas y cuáles son independientes y, para que la información ofrecida sea más fácil de manejar con un vistazo, respeta una escala lineal en la representación temporal.

Poniéndonos ya en tu piel, la de un doctorando, ¿cómo obtener los mayores beneficios de un diagrama de Gantt sin complicarnos mucho? Porque, se nos olvidaba, para un mismo proyecto puedes realizar diagramas de Gantt con mayor o menor nivel de detalle. Los más simples se leen mejor, aunque no son para despistados.

• Determina las principales tareas a desarrollar: recogida de datos, redacción de cada capítulo, referencias y anexos, maquetación, revisión final previa a la impresión, etcétera.
• Juega siempre con un margen de error, es decir, comienza planificando que tu proyecto debe ser entregado con anterioridad a la fecha real porque, créenos, los inconvenientes surgen donde uno menos se lo espera.
• Anota los recursos que necesita cada una de las actividades, tanto en horas de dedicación como en materiales económicos cuando proceda. Por ejemplo, si para hacer tu tesis de arte necesitas viajar a un museo o una antigua parroquia, anota el tiempo del desplazamiento y los costes. Lo mismo cuando debas entrevistar a alguien en persona, si llega a darse el caso.
• Establece una lista de prioridades: ¿qué tareas requieren que te encuentres al 100% y cuáles son menos delicadas o más familiares?

Ventajas de usar el diagrama de Gantt en una tesis

Ahorro de tiempo y recursos

El diagrama de Gantt te ahorra mucho tiempo y sustos. También te permite evaluar si es posible optimizar los recursos de tiempo o dinero que se necesitan para algunas tareas, por ejemplo, aprovechar esa visita a otra biblioteca o museo para, de paso, hablar con alguien referente en tu campo de estudio.

Plazos realistas y correcciones

Si tienes la precaución de fijar una fecha de entrega previa a la real, los imprevistos serán solventables sin estrés, muchas veces sin falta incluso de quitar horas al sueño.

Por otro lado, al pararte a desmenuzar las tareas estudiando su interdependencia, obtienes una visión de los plazos de tiempo necesarios y los máximos para cada una mucho más objetiva que si te limitas al uso de una checklist.

Facilita el trabajo en equipo

Existen trabajos de investigación y doctorados que requieren la participación de varias personas. También puede darse el caso de necesitar ayuda exterior, por ejemplo, con la maquetación. Siempre que haya más de una persona participando en un proyecto, el diagrama de Gantt se convierte en una forma de comunicación de lo más eficiente.

Una vez conoces qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve, no puedes vivir sin él. Si preparas una tesis o, incluso, unas oposiciones, es una ayuda inestimable porque este cronograma resulta mucho más completo que cualquier tipo de agenda o calendario de tareas.

Lo curioso es que el diagrama de Gantt solo se estudia en unos grados muy concretos, y es algo que aprende el trabajador, a veces, una vez comienza su vida laboral. Es una pena, pues debería ser una clase obligada al inicio de los estudios universitarios o antes. Se pueden hacer diagramas de Gantt más sencillos o más detallados, por lo que no hay excusas.